Bem, a primeira coisa que precisamos esclarecer são os conceitos. Alguns chamam de Proposta Comercial outros de Portfólio, dentre outros.

O Portfólio apresenta uma lista dos seus projetos enquanto instituição. Ele é uma seleção dos seus melhores trabalhos e funciona como um cartão de visita do que você pode fazer com o recurso que o financiador aportar em seu Projeto. Existem várias categorias de Portfólio, cada uma delas adequadas as necessidades específicas.

Igualmente a Proposta Comercial é um documento com informações sobre os projetos que sua instituição já realizou em certo período de tempo, formas de aporte de recursos e prazos de entrega. É utilizado para melhorar as chances de converter prospects em financiadores.

Como se pode perceber pela descrição, a Proposta Comercial, apresenta mais um apelo de venda de um Produto ou serviço, que não deixa de ser também um processo de captação de recursos para sua Instituição, sua Organização.

Assim, é fundamental entender que há diferenças significativas entre Portfólio e Proposta Comercial, enquanto o primeiro é mais conciso, objetivo e específico para uma apresentação da instituição ou da organização, já a Proposta Comercial apresenta um conteúdo mais extenso, com maiores detalhes e riqueza de informações sobre a Instituição, sobre quem ela é, sobre o que ela pretende fazer com os recursos doados, sobre sua experiência anterior, seu expertise, sua capacidade técnica e como pretender apresentar, oferecer, transferir valor ao Financiador dos recursos investidos em seus projetos.

Igualmente, quero salientar que não sou muito adepto do termo Proposta Comercial, já que, em um primeiro momento, não é o objetivo principal das Organizações do Terceiro Setor realizar comercialização de produtos. Assim, prefiro chamar de Proposta de Angariação de Fundos, ou Proposta de Doação. Mas por convenção, manteremos aqui o nome de Proposta Comercial e/ou Portfólio.

Agora, outra coisinha muito importante. Trataremos nessa publicação de um Modelo de Proposta Comercial, não se deve confundir esse modelo com os modelos de Portfólio, que apresentam outro conteúdo e outra formatação.

Bem, independente de como você chama essa documentação, ela é extremamente importante para sua Instituição, pois é essa documentação que apresentará ao possível financiador, vamos dizer assim, “o cartão de visita” de quem é sua instituição, o que ela já fez, como ela fez, com qual recurso, em qual período de tempo e os resultados oriundos dessas atividades, objetivando convencer o financiador porque é importante indicar recursos para seu Projeto ou para sua instituição.

PORTFÓLIO

O Portfólio/Proposta Comercial é muito importante na hora de conseguir um financiador. Este documento resume o que sua instituição pode oferecer, contendo informações sobre suas experiência com projetos anteriores, e, como, e de que forma, você pretende entregá-lo.

Durante esse processo, profissionais de marketing, financiadores e doares passam por algumas etapas importantes, que vão desde a Prospecção até a indicação dos recursos para sua instituição ou Projeto.

Diante desses passos, o Portfólio/Proposta Comercial assumem um papel importantíssimo.

Conheça o objetivo do Portfólio/Proposta Comercial

Antes de começar a elaborar o Portfólio/Proposta Comercial, é interessante que os angariadores de fundos da sua instituição destinem alguns minutos para revisitar o real objetivo dela e quais os caminhos que ajudarão a elaborar uma boa documentação.

Conhecer ou mesmo relembrar para que serve o Portfólio é muito importante, pois na correria diária alguns aspectos que a tornam diferenciada podem ser deixados de lado.

O objetivo de um bom Portfólio é unir o interesse do Financiador, conhecido pelo angariador/captador durante a etapa de Prospecção, com o que a instituição pode realizar de melhor com aquele recurso, atendendo é claro, sempre que possível, o interesse ou a expectativa do financiador.

Sendo assim, a utilização de um Portfólio/Proposta Comercial padronizadas não é bem vista, pois elas deixam de lado a questão da personalização sobre o que o financiador está buscando, fator que pode acabar levando a não efetivação da Doação.

Como fazer um Portfólio/Proposta Comercial

No afã de enviar o Portfólio/Proposta Comercial o quanto antes para o financiador, o angariador pode esquecer de pontos cruciais que tornarão a proposta mais interessante para o financiador.

Por isso, é recomendável que antes de começar a escrever o documento, o responsável pela instituição, de preferência alguém com um conhecimento razoável sobre a mesma, e que possua um certo tino em vendas, para poder passar uma boa imagem da instituição, organizando os materiais que ajudarão a impulsionar a proposta.

É interessante verificar se já possui o arquivo do papel timbrado da instituição, se a Logo está em alta Resolução e se os gráficos, tabelas e cronogramas produzidos em outros programas, como no Excel estão fáceis de serem inseridos na proposta.

Pensar no layout antes de esboçar o documento é importante, pois dá um ar profissional à proposta, o que certamente despertará ainda mais a atenção do seu Prospect.

Se a proposta for entregue impressa ao financiador, vale investir em pastas personalizadas da instituição para acomodar o documento e incluir também materiais de apresentação, como um Folder.

Iniciando a proposta

Uma proposta objetiva e bem organizada terá muito mais chances de ser apreciada pelo financiador e de ser considerada, talvez em detrimento de outras menos atraentes. Então, capriche no conteúdo, na apresentação e no layout, dessa forma sua chance de conquistar o financiador é grande.

Sendo assim, é interessante começar essa organização já na primeira etapa do documento, que inclui a capa e o índice.

Logo na capa, é importante identificar a Instituição e o Financiador, iniciando o processo de personalização do Portfólio, exatamente para aquele Financiador. Dessa forma o interesse dele em sua apresentação aumentará consideravelmente. Por exemplo:

• Na parte superior da capa (não obrigatoriamente), inserir o nome da instituição: Instituição para Gestão do Terceiro Setor
• Na parte central da capa, incluir o nome da financiador: Apresentação para o Financiador Anjos do Bem

Além dessas informações, é preciso inserir o Logo da instituição, se houver, e o Escopo da campanha, tipo: Distribuição de 20 mil Sopas de Vegetais Desidratadas por semana na Cidade de Cabrobó das Aroeiras, (isso é só um exemplo… rrsrs) no cabeçalho os dados de contato e do endereço da instituição no rodapé, caso a instituição ainda não possua um papel timbrado.

Finalizada essa etapa, é hora de esboçar o índice da proposta.

Nele, será apresentado ao Prospect todos os assuntos abordados no decorrer do documento, de forma que facilite a localização dos pontos mais importantes.

Nesta fase, ainda será apenas um esboço, pois os números das páginas serão incluídos somente após a finalização da proposta.

Desenvolva a apresentação do Projeto

Por mais que o financiador conheça sua instituição e seus projetos por meio de reuniões com a equipe de angariação de fundos e até mesmo pelas pesquisas que ele fez sobre o assunto, a Portfólio/Proposta Comercial também serve para apresentar ao Prospect as funcionalidades do que você está oferecendo a ele, mostrando os benefícios da execução daquele Projeto na sociedade e como o financiador também poderá ser beneficiado com essa exposição.

Por isso, é importante que durante a apresentação o captador inclua na proposta informações personalizadas para o seu Prospect, mostrando a ele que a negociação está indo de encontro da suas expectativas e necessidades.

Durante a produção do conteúdo, o captador tem que se atentar para manter a clareza e evitar utilizar termos muito técnicos que possam comprometer o entendimento do financiador.

Compartilhe com o Prospect o Escopo de trabalho

Outro ponto que não pode faltar em uma boa proposta é o Escopo do trabalho, principalmente em um documento voltado para a desenvolvimento e execução de um Projeto.

Nesta etapa, o angariador de recursos exemplifica ao financiador como serão realizadas as entregas dos projetos e todas as informações referentes a quantidade de horas dedicadas e o número e nível dos profissionais envolvidos na execução do trabalho.

Para que as informações do Escopo de trabalho fiquem bem organizadas e de fácil compreensão para os prospects, é interessante que a instituição utilize táticas de Escaneabilidade, como bullets points para apresentar cada tópico e Destaque em negrito as palavras-chaves mais importantes.

Cronograma de trabalho

É comum que os financiadores queiram resultados mais eficientes e no menor tempo possível, ao financiar um Projeto.

É fundamental então que os angariadores alinhem bem essas expectativas com o financiador já durante os primeiros encontros na Prospecção, e documentem isso no cronograma apresentado na proposta.

Insira tabelas ou gráficos para mostrar de forma clara ao financiador as datas em que cada etapa do Projeto a ser executado serão realizadas.

É importante que essas datas sejam realmente possíveis de serem cumpridas, pois se o intuito é impressionar o financiador para que ele seja convencido da Doação, você poderá ter futuramente muitos problemas se não cumprir os prazos ou os escopos acordados. A clareza e a sinceridade devem ser a base de toda essa relação.

Template de proposta

Criar uma Portfólio/Proposta Comercial é uma tarefa demorada e cheia de detalhes. Para te ajudar com essa missão, criamos um template completo e 100% editável em formato de apresentação (Canva, Google Slides e PowerPoint, PDF).

Para receber o modelo gratuito de proposta, clique aqui.

Saliento aqui que, hoje, com o advento das plataformas de tecnologia para designer, qualquer pessoa com o mínimo de conhecimento pode criar, desenvolver, construir e copiar sua Proposta Comercial, seu Portfólio, sua Carta de Apresentação, Currículo e etc. Dá para fazer quase tudo, bem dizer. Um plataforma excelente para isso é o CANVA. Assim, deixei Logo abaixo uma série de links de modelos do Canva para cada uma de suas necessidades.

1. Apresentações;
2. Proposta Comerciais;
3. Criação de Logos;
4. Criação de Relatórios;
5. Panfletos;
6. Folders;
7. Cartas de Apresentação.
   

Comece a produzir um modelo de proposta

Com tudo isso bem claro e definido, será mais fácil passar as ideias para o papel, já que a maior parte do trabalho foi feita. Nessas horas, lembre-se de que uma apresentação adequada é fundamental para transmitir ainda mais confiança e segurança.

Por isso, use um papel timbrado e crie uma estrutura simples que poderá ser seguida de forma padrão nas suas demais propostas, como a seguir:

1. Capa

A capa é a apresentação da sua proposta, como a primeira impressão é importante, vale a pena caprichar. É importante constar nessa parte o nome da Instituição e do Prospect.

2. Índice

Aqui é onde serão organizadas para o manuseio todas as seções com as informações que constarão na proposta. Trata-se de um elemento simples mas imprescindível principalmente em propostas volumosas, com muitas páginas.

3. Introdução

A introdução da proposta deve ser concisa e simples, evitando confusões ou dúvidas iniciais. Nessa seção é onde será brevemente descrita sobre a instituição, sua experiência e forma objetiva como propõe realizar seu Projeto ou suas atividades, contido nas próximas páginas da proposta.

4. Argumentação

Provavelmente é uma das partes mais importantes de todo documento. Trata-se da seção em que a Instituição explicará de que forma o financiador tomará uma decisão acertada ao apoiar o seu Projeto.

Aqui é onde deve ficar claro para o financiador por que ele deve escolher a sua Instituição. Além da descrição da solução específica para cada potencial atividade, a argumentação também deve incluir os diferenciais da instituição e seus pontos fortes.

É recomendado que a argumentação seja baseada em dados concretos e informações precisas, como infográficos de indicadores-chave pertinentes ao Projeto ou números importantes da instituição.

5. Solução

Depois da argumentação vem o detalhamento de Projeto, como será realizada cada ação, a metodologia aplicada no serviço e a estratégia a curto e médio prazo (ou até mesmo longo prazo, dependendo do tipo de proposta).

Uma solução bem descrita envolve o Escopo citado acima no artigo, assim como a projeção de dados como o resultado que espera-se alcançar no período determinado.

6. Cronograma

Após a descrição com precisão dos serviços que serão prestados, é importante para o futuro financiador entender o tempo gasto em cada etapa, assim como os prazos de entrega para cada Produto.

7. Valores

Como o nome sugere, depois de detalhar todo o serviço é hora de falar quanto custará para o financiador.

É fundamental que a Instituição aja com Transparência e honestidade na hora de apresentar os valores, para que não haja nenhuma surpresa do financiador quando for fechar o acordo ou em alguma etapa adiante da negociação.

8. Conclusão

Hora de encerrar a proposta e garantir mais uma inserção de marketing e Branding Pessoal.
Nessa parte você poderá explorar um pouco mais sobre a experiência e a expertise dos seus times, incluir depoimentos de outros financiadores ou de usuários finais do seu Projeto.

É claro que esses tópicos são apenas algumas sugestões e você poderá alterá-los de acordo com as suas necessidades, sempre tentando deixar a sua proposta objetiva e clara.

Mais dicas para fazer uma boa proposta

Confira algumas boas práticas que vão melhorar ainda mais a qualidade da sua proposta!

Cumpra o prazo de entrega da proposta 

O captador visitou o financiador e eles acordaram no fim da reunião que a proposta seria encaminhada em determinada data.

Mas, ao chegar na instituição, o captador se depara com uma série de trabalhos e acaba atrasando o envio da proposta ao seu financiador.

Apesar dessa situação ser bastante comum, pois a rotina na área de captação é bem agitada, o vendedor precisa se organizar para que a proposta chegue ao seu financiador na data acordada, demostrando que a Instituição tem “palavra”.

Em casos de imprevistos que impossibilitem a entrega do documento na data combinada, o captador deve comunicar com o financiador e avisar sobre o atraso, já se antecipando e pedindo desculpas pelo transtorno.

Como abordado anteriormente, a sinceridade e a clareza são as chaves para uma boa captação.

Fale sobre a história da instituição

Por mais que os financiadores conheçam a sua instituição, é interessante destacar na proposta uma breve descrição dos seus trabalhos e de suas atividades, bem com os seus diferenciais.

Nesta etapa, vale também compartilhar o Portfólio e as ações da Instituição.

Para que o documento não fique extenso, a dica é Linkar para páginas na internet nas quais os financiador poderão conferir essas informações na íntegra.

Revise a proposta antes de enviar ao financiador

Tão importante quanto preparar a proposta, é revisar todo o conteúdo antes de encaminhar ao financiador.

Ler atentamente todos os tópicos, revisar os gráficos e tabelas, corrigir a parte gramatical e ortográfica é uma excelente forma de evitar que dados incorretos sejam compartilhados com o financiador.

Garantindo também que nada acabe comprometendo a qualidade da sua proposta.

Faça um Follow Up com os financiador

Essa dica é muito importante para que todo o trabalho de elaboração de uma boa proposta não seja perdido.

Ao enviar o documento ao financiador, é importante comunicar no dia seguinte para confirmar se ele recebeu o arquivo, se conseguiu avaliar o material, se tem alguma dúvida e já agendar com ele uma próxima data para retomar o contato caso ainda não tenha apreciado a proposta.

O captador deve sempre manter o contato com o financiador até a aceitação ou rejeição da proposta.

Mas é preciso ficar atento para não Parecer inconveniente ligando ou enviando e-mails diariamente ao financiador. A melhor forma é sempre combinar com o financiador ou seu preposto os dias e horários que ele consiga conversar sobre o assunto.

Há financiadores que demoram mais para darem um retorno, pois dependem da análise e aprovação de outras pessoas, por isso, uma forma de manter um bom relacionamento é respeitando o tempo de cada um e se mostrando sempre disponível para esclarecer dúvidas sobre a proposta.

O processo de efetivação de uma Doação é bastante complexo e precisa de muito empenho dos captadores para que seja concluído com sucesso.

O Portfólio/Proposta Comercial é um elo muito importante entre a Instituição e o financiador, por isso ela precisa de uma atenção especial.

Segue abaixo Modelos de Portfólios ou Propostas Comerciais que podem ser acessados na internet, só tive o trabalho de organizá-los aqui para seu conhecimento. Esclareço também que esses modelos apresentados abaixo são somente como fonte de informação e orientação, não devendo, em hipótese algum ser copiado em parte ou em sua integralidade.

1. Instituto Brasileiro de Desenvolvimento e Sustentabilidade;
2. Instituto de Assessoria para o Desenvolvimento Humano;
3. Instituto AVIVA;
4. Federação Nacional de APAEs;
5. Instituto Ekos Brasil;
6. The Nature Conservancy;
7. Instituto Floresta Tropical.

Sucesso a todos em sua Captação.

Conteúdo extraído e adaptado do site RockContent – Autor: Ivan de Souza