Bem, a primeira coisa que precisamos esclarecer são os conceitos. Alguns chamam de Proposta Comercial outros de Portfólio, dentre outros.
O Portfolio presents a list of its projects as an institution. It is a selection of your best work and acts as a business card of what you can to do com o recurso que o financiador aportar em seu projeto. Existem várias categorias de portfólio, each suited to specific needs.
Likewise to Commercial Proposal It is a document with information about the projects that your institution has already carried out over a certain period of time, ways of providing resources and delivery deadlines. It is used to improve the chances of converting prospects in financiers.
Como se pode perceber pela descrição, a Proposta Comercial, apresenta mais um apelo de venda de um produto ou serviço, que não deixa de ser também um processo de captação de recursos para sua Instituição, sua Organização.
Therefore, it is essential to understand that there are significant differences between Portfolio It is Commercial Proposal, enquanto o primeiro é mais conciso, objetivo e específico para uma apresentação da instituição ou da organização, já a Proposta Comercial apresenta um conteúdo mais extenso, com maiores detalhes e riqueza de informações sobre a Instituição, sobre quem ela é, sobre o que ela pretende fazer com os recursos doados, sobre sua experiência anterior, seu expertise, sua capacidade técnica e como pretender apresentar, oferecer, transferir valor ao Financiador dos recursos investidos em seus projetos.
Likewise, I want to point out that I am not a big fan of the term Commercial Proposal, since, at first, it is not the main objective of Third Sector Organizations carry out marketing of products. So, I prefer to call it Fundraising Proposal, or Proposta de Doação. But by convention, we will keep the name of Commercial Proposal and/or Portfolio.
Now, another very important thing. In this publication, we will discuss a Modelo de Proposta Comercial, this model should not be confused with the Portfolio, which have different content and different formatting.
Well, regardless of what you call this documentation, it is extremely important for your Institution, as it is this documentation that you will present to the potential financier, let's say, “the business card” de quem é sua instituição, o que ela já fez, como ela fez, com qual recurso, em qual período de tempo e os resultados oriundos dessas atividades, objetivando convencer o financiador porque é importante indicar recursos para seu projeto ou para sua instituição.
PORTFOLIO
O Portfólio/Proposta Comercial It’s very important when it comes to finding a financier. This document summarizes what your institution can offer, containing information about your experience with previous projects, and how, and in what form, you intend to deliver it.
During this process, professionals marketing, financiers It is donate go through some important stages, ranging from prospecção até a indicação dos recursos para sua instituição ou projeto.
Given these steps, the Portfólio/Proposta Comercial play a very important role.
Know the objective of Portfólio/Proposta Comercial
Before starting to prepare the Portfólio/Proposta Comercial, it is interesting that your institution's fundraisers take a few minutes to revisit its real objective and what paths will help to prepare good documentation.
Knowing or even remembering what the Portfolio It is very important, because in the daily rush, some aspects that make it different can be left aside.
O objetivo de um bom Portfólio é unir o interesse do Financier, known for fundraiser/catcher durante a etapa de prospecção, com o que a instituição pode realizar de melhor com aquele recurso, atendendo é claro, sempre que possível, o interesse ou a expectativa do financiador.
Therefore, the use of a Portfólio/Proposta Comercial padronizadas não é bem vista, pois elas deixam de lado a questão da personalização sobre o que o financiador está buscando, fator que pode acabar levando a não efetivação da doação.
How to make a Portfólio/Proposta Comercial
In the rush to send the Portfólio/Proposta Comercial as soon as possible for the financier, the fundraiser may forget crucial points that will make the proposal more interesting for the financier.
Therefore, it is recommended that before starting to write the document, the person responsible for the institution, preferably someone with reasonable knowledge about it, and who has a certain sales acumen, to be able to convey a good image of the institution, organizing the materials that will help boost the proposal.
É interessante verificar se já possui o arquivo do papel timbrado da instituição, se a logo está em alta resolução e se os gráficos, tabelas e cronogramas produzidos em outros programas, como no Excel estão fáceis de serem inseridos na proposta.
Think about layout before drafting the document is important, as it gives a professional look to the proposal, which will certainly attract even more attention from your prospect.
If the proposal is delivered in print to the funder, it is worth investing in the institution's personalized folders to accommodate the document and also include presentation materials, such as a folder.
Starting the proposal
An objective and well-organized proposal will be much more likely to be appreciated by the funder and considered, perhaps to the detriment of less attractive ones. So, pay attention to content, at presentation and in layout, this way your chance of winning over the financier is great.
Therefore, it is interesting to start this organization in the first stage of the document, which includes the cover and the index.
Logo na capa, é importante identificar a Instituição e o Financiador, iniciando o processo de personalização do Portfólio, exatamente para aquele Financiador. Dessa forma o interesse dele em sua apresentação aumentará consideravelmente. Por exemplo:
- At the top of the cover (not necessarily), enter the name of the institution: Instituição para Gestão do Terceiro Setor
- In the central part of the cover, include the name of the funder: Presentation for the Anjos do Bem Financier
In addition to this information, you must enter the logo da instituição, se houver, e o escopo da campanha, tipo: Distribution of 20 thousand Dehydrated Vegetable Soups per week in the City of Cabrobó das Aroeiras, (this is just an example… lol) In the header, the contact details and address of the institution in the footer, if the institution does not already have a letterhead.
Once this step is complete, it’s time to draft the proposal index.
In it, you will be presented with the prospect all the subjects covered throughout the document, in a way that makes it easier to find the most important points.
At this stage, it will still be just a draft, as page numbers will only be included after the proposal is finalized.
Desenvolva a apresentação do projeto
As much as the funder knows your institution and its projects through meetings with the fundraising team and even through the research he has done on the subject, the Portfólio/Proposta Comercial It also serves to present to the prospect as funcionalidades do que você está oferecendo a ele, mostrando os benefícios da execução daquele projeto na sociedade e como o financiador também poderá ser beneficiado com essa exposição.
Therefore, it is important that during the presentation the recruiter includes personalized information in the proposal for your prospect, showing him that the negotiation is meeting his expectations and needs.
During the production of content, the fundraiser must be careful to maintain clarity and avoid using very technical terms that could compromise the funder's understanding.
Share with prospect o escopo de trabalho
Another point that cannot be missing in a good proposal is the escopo do trabalho, principalmente em um documento voltado para a desenvolvimento e execução de um projeto.
At this stage, the fundraiser explains to the financier how project deliveries will be carried out and all the information regarding the number of hours dedicated and the number and level of professionals involved in carrying out the work.
So that information from the escopo de trabalho are well organized and easy to understand for prospects, it is interesting that the institution uses táticas de escaneabilidade, as bullet points para apresentar cada tópico e destaque em negrito as keywords more important.
Schedule of work
É comum que os financiadores queiram resultados mais eficientes e no menor tempo possível, ao financiar um projeto.
É fundamental então que os angariadores alinhem bem essas expectativas com o financiador já durante os primeiros encontros na prospecção, e documentem isso no cronograma apresentado na proposta.
Insira tabelas ou gráficos para mostrar de forma clara ao financiador as datas em que cada etapa do projeto a ser executado serão realizadas.
É importante que essas datas sejam realmente possíveis de serem cumpridas, pois se o intuito é impressionar o financiador para que ele seja convencido da doação, você poderá ter futuramente muitos problemas se não cumprir os prazos ou os escopos acordados. A clareza e a sinceridade devem ser a base de toda essa relação.
Proposal template
Create one Portfólio/Proposta Comercial It is a time-consuming and detailed task. To help you with this mission, we created a complete and editable 100% template in presentation format (Canva, Google Slides It is Power point, PDF).
To receive the free proposal template, click herei.
Saliento aqui que, hoje, com o advento das plataformas de tecnologia para designer, qualquer pessoa com o mínimo de conhecimento pode criar, desenvolver, construir e copiar sua Proposta Comercial, seu Portfólio, sua Carta de Apresentação, Currículo e etc. Dá para fazer quase tudo, bem dizer. Um plataforma excelente para isso é o CANVA. Assim, deixei logo abaixo uma série de links de modelos do Canva for each of your needs.
- Presentations;
- Commercial Proposal;
- Logo Creation;
- Report Creation;
- Flyers;
- Folders;
- Cover Letters.
Start producing a proposal template
With all of this clearly and defined, it will be easier to put your ideas on paper, as most of the work has been done. At these times, remember that an adequate presentation is essential to convey even more confidence and security.
Therefore, use a letterhead and create a simple structure that can be followed as a standard in your other proposals, as follows:
1. Cover
The cover is the presentation of your proposal, as the first impression is important, it's worth taking care of it. It is important to include in this part the name of the Institution and the prospect.
2. Index
This is where all the sections with the information that will appear in the proposal will be organized for handling. This is a simple but essential element, especially in voluminous proposals, with many pages.
3. Introduction
A introdução da proposta deve ser concisa e simples, evitando confusões ou dúvidas iniciais. Nessa seção é onde será brevemente descrita sobre a instituição, sua experiência e forma objetiva como propõe realizar seu projeto ou suas atividades, contido nas próximas páginas da proposta.
4. Argumentation
Provavelmente é uma das partes mais importantes de todo documento. Trata-se da seção em que a Instituição explicará de que forma o financiador tomará uma decisão acertada ao apoiar o seu projeto.
This is where it must be clear to the financier why he should choose your institution. In addition to describing the specific solution for each potential activity, the argument must also include the institution's differentiators and its strengths.
É recomendado que a argumentação seja baseada em dados concretos e informações precisas, como infográficos de indicadores-chave pertinentes ao projeto ou números importantes da instituição.
5. Solution
Depois da argumentação vem o detalhamento de projeto, como será realizada cada ação, a metodologia aplicada no serviço e a estratégia a curto e médio prazo (or even long term, depending on the type of proposal).
Uma solução bem descrita envolve o escopo citado acima no artigo, assim como a projeção de dados como o resultado que espera-se alcançar no período determinado.
6. Schedule
Após a descrição com precisão dos serviços que serão prestados, é importante para o futuro financiador entender o tempo gasto em cada etapa, assim como os prazos de entrega para cada produto.
7. Values
As the name suggests, after detailing the entire service, it's time to talk about how much it will cost the financier.
É fundamental que a Instituição aja com transparência e honestidade na hora de apresentar os valores, para que não haja nenhuma surpresa do financiador quando for fechar o acordo ou em alguma etapa adiante da negociação.
8. Conclusion
Hora de encerrar a proposta e garantir mais uma inserção de marketing e branding pessoal.
Nessa parte você poderá explorar um pouco mais sobre a experiência e a expertise dos seus times, incluir depoimentos de outros financiadores ou de usuários finais do seu projeto.
Of course, these topics are just a few suggestions and you can change them according to your needs, always trying to make your proposal objective and clear.
More tips for making a good proposal
Check out some good practices that will further improve the quality of your proposal!
Meet the proposal submission deadline
The fundraiser visited the financier and they agreed at the end of the meeting that the proposal would be forwarded on a certain date.
However, upon arriving at the institution, the funder is faced with a series of tasks and ends up delaying sending the proposal to the funder.
Although this situation is quite common, as the routine in the fundraising area is quite hectic, the seller needs to organize himself so that the proposal reaches his financier on the agreed date, demonstrating that the Institution has "word".
In cases of unforeseen events that make it impossible to deliver the document on the agreed date, the funder must communicate with the financier and notify them of the delay, coming forward and apologizing for the inconvenience.
As discussed previously, sincerity and clarity These are the keys to good capture.
Talk about the history of the institution
As much as funders know your institution, it is interesting to highlight in the proposal a brief description of its work and activities, as well as its differences.
At this stage, it is also worth sharing the portfólio and the actions of the Institution.
So that the document does not become long, the tip is linkar to pages on the internet where financiers can check this information in full.
Review the proposal before sending it to the funder
As important as preparing the proposal is reviewing all the content before sending it to the funder.
Carefully reading all topics, reviewing graphs and tables, correcting grammar and spelling is an excellent way to prevent incorrect data from being shared with the financier.
Also ensuring that nothing ends up compromising the quality of your proposal.
Faça um follow up com os financiador
This tip is very important so that all the work involved in preparing a good proposal is not wasted.
When sending the document to the funder, it is important to communicate the following day to confirm that he received the file, if he was able to evaluate the material, if he has any questions and to schedule a next date with him to resume contact if he has not yet appreciated the proposal. .
The fundraiser must always maintain contact with the financier until the proposal is accepted or rejected.
Mas é preciso ficar atento para não parecer inconveniente ligando ou enviando e-mails diariamente ao financiador. A melhor forma é sempre combinar com o financiador ou seu preposto os dias e horários que ele consiga conversar sobre o assunto.
There are financiers who take longer to provide feedback, as they depend on the analysis and approval of other people, so one way to maintain a good relationship is by respecting each person's time and always being available to clarify doubts about the proposal.
O processo de efetivação de uma doação é bastante complexo e precisa de muito empenho dos captadores para que seja concluído com sucesso.
O Portfólio/Proposta Comercial It is a very important link between the Institution and the financier, which is why it needs special attention.
Below are Portfolio Models or Commercial Proposals that can be accessed on the internet, I just had the trouble of organizing them here for your information. I also clarify that these models presented below are only a source of information and guidance and should not, under any circumstances, be copied in part or in their entirety.
- Instituto Brasileiro de Desenvolvimento e Sustentabilidade;
- Instituto de Assessoria para o Desenvolvimento Humano;
- Instituto AVIVA;
- National Federation of APAEs;
- Instituto Ekos Brasil;
- The Nature Conservancy;
- Instituto Floresta Tropical.
Success to everyone in your recruitment.
Content extracted and adapted from the website RockContent – Author: Ivan de Souza
